Biuro rachunkowe CON-TRUST S.C.

 

Z KsEF MUSI KORZYTAĆ KAŻDY PRZEDSIĘBIORCA. PODMIOT, KTÓRY MA OBOWIĄZEK WYSTAWIANIA FAKTUR, BEZ WZGLĘDU NA FORMĘ DZIAŁALNOŚCI. 

 

 

OBOWIĄZKOWO do KsEF loguje się – PODATNIK (WŁAŚCICIEL FIRMY) 

  • Każdy przedsiębiorca, niezależnie od formy prowadzonej dziłalności, czy formy opodatkowania:
    • JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza),
    • spółki (cywilne, jawne, z o.o., akcyjne itd.),
    • grupy VAT,
    • jednostki sektora publicznego.

NA PODSTAWIE UPOWAŻNIENIA – PODMIOTY DZIAŁAJĄCE W IMIENIU PODATNIKA

  • biura rachunkowe
  • księgowi, doradcy podatkowi
  • pracownicy 
  • współpracownicy,
  • członkowie rodziny
  • Ważne: powyższe podmioty mogą korzystać z KSeF tylko, jeśli podatnik nada im uprawnienia.  Podatnik odpowiada za wystawianie faktur w KSeF i nadawanie dostępu innym osobom.      

ORGANY EGZEKUCYJNE I KOMORNICY a KsEF

  • naczelnik urzędu skarbowego
  • komornicy sądowi
  • ważne: powyższe podmioty mogą korzystać z KSeF tylko wtedy, gdy wystawiają faktury w imieniu dłużnika

 

DOSTĘP DO KsEF:

  • LOGOWANIE Z WYKORZYSTANIEM DANYCH UWIERZYTELNIAJĄCYCH

    • profilu zaufanego,
    • podpisu kwalifikowanego,
    • e-dowodu,
    • certyfikatu KSeF (gdy pracujesz w programie księgowym).
    • Ważne: w przypadku JDG wystarczy zalogować się przez profil zaufany (dostęp nadawany jest automatycznie).

  • SPÓŁKA z.o.o., akcyjna, komandytowa itp. LUB INNY PODMIOT POSIADAJĄCY NIP

    • Aby uzyskać pierwszy dostęp, spółka musi:
      • posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, albo złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazując pierwszą osobę uprawnioną do korzytsania z KsEF.
    • Formularz ZAW-FA można złożyć:
      • elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy,
      • papierowo w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby firmy.
    • Następnie osoba wskazana w ZAW-FA loguje się do KSeF (z wykorzytsaniem np. profilu zaufanego)  i może dalej nadawać uprawnienia samodzielnie. 
  • UWAGA: po złożeniu ZAW-FA, na adres e-mail wskazany w deklaracji przyjdzie informacja o zarejestrowaniu zgłoszenia.

    ZAW-FA do pobrania: 

    https://www.podatki.gov.pl/media/7525/zaw-fa-01-18.pdf

 

  1. NADANIE UPRAWNIENIA W SYSTEMIE

Jeśli z KSeF mają korzystać inne osoby (np. księgowa, pracownik, biuro rachunkowe itd), przedsiębiorca musi nadać im uprawnienia. 

 

RODZAJE UPRAWNIEŃ W KsEF:

  1. PEŁNE UPRAWNIENIE WŁAŚCICIELSKIE (ADMINISTRATORA)

    • Daje możliwość:
      • nadawania i odbierania uprawnień,
      • wystawiania i odbierania faktur,
      • zarządzania kontem.
    • To uprawnienie dla:
      • właściciela JDG,
      • członka zarządu spółki,
      • osoby wskazanej w ZAW-FA.

  2. UPRAWNIENIE DO WYSTAWIANIA I ODBIERANIA FAKTUR

    • Daje możliwość:
      • wystawianie e-faktur,
      • podgląd otrzymanych dokumentów,
      • pobieranie faktur.

  3. UPRAWNIENIE TYLKO DO PODGLĄDU FAKTUR

    • daje dostęp do przeglądania dokumentów i pobierania faktur bez możliwości ich wystawiania 

 

NADAWANIE DOSTĘPU DO KsEF:

Dostęp do KSEf nadaje przedsiębiorca lub osoba, która już ma pełne uprawnienie właścicielskie (ADMINISTRATORA). Urząd skarbowy nie nadaje uprawnień, albowiem przyjmuje on jedynie formularz ZAW-FA, który pozwala pierwszej osobie zalogować się do systemu jako ADMINISTATOR.

 

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest uzależniony od rodzaju podmiotu, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą uzyskują go automatycznie po zalogowaniu się przy użyciu np: profilu zaufanego lub innego sposobu, natomiast spółki i inne podmioty muszą najpierw wskazać osobę uprawnioną przez pieczęć kwalifikowaną lub formularz ZAW-FA. 

Obowiązek korzystania z KsEF jest dla nas od 01-04-2026, co do wystawiania faktur, ale biorąc pod uwagę , że rozgraniczono datowo obowiązek korzystnia z KsEF, większość firm będzie wystawiać faktury za pomocą KsEF, już od 01-02-2026, tak więc chcąc mieć dostęp do naszych faktur kosztowych musimy być już z tym systemem „zaprzyjaznieni” od 01-02-2026, nie ma bowiem obowiązku przekazywania faktur w formie papierowej. 

 

UWAGA:

LINK do zalogowania się do KsEF – jest to środowisko testowe, nie wersja końcowa.

Uprawnienia nadane nie powinny ulec zmianie.

https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/

WYBIERAMY

  • LOGOWANIE
  • ZALOGUJ SIĘ PROFILEM ZUFANYM   
  • PODAJEMY NIP FIRMY 
  • UWIERZYTELNIJ
  • PODPISZ

       

PO ZALOGOWANIU

  • ZAKŁADKA UPRAWNIENIA
  • DODAJ ADMINISTRATORA 
  •  podmiot kontekstu bieżącego
  •  osoba fizyczna
  •  podajemy NIP, imię i nazwisko
  •  NADAJ UPRAWENIENIA  

 

Nadajemy Uprawnienia zgodnie z firmą, która świadczy uługi księgowe:

CON-TRUST Edyta Ostrowska, dane: Edyta Ostrowska  NIP: 972-028-67-27

CON-TRUST SC Teresa Ostrowska & Marek Ostrowski – w związku, że upowaniamy osobę a nie firmę  dane: Marek Ostrowski NIP: 972-022-44-07 

 

Biuro pełnomocnictwo, będzie wykorzystywać tylko w zakresie pobierania pliku z danymi w zakresie faktur otrzymanych i wystawionych przez podatnika w celu ewidencji księgowej.  

 

Po utworzeniu pełnomocnictwa poprosimy o informację e-mailową.

 

Jakie są zasady funkcjonowania KsEF i korzystanie z niego w kolejnym opracowaniu. 

 

Na ten moment ważne, aby mieć dostęp do KsEF.